Peluncuran aplikasi tersebut diharapkan dapat membantu instansi perangkat daerah dalam mempercepat proses penerimaan tamu, mempermudah akses data, dan meningkatkan keamanan serta akurasi pencatatan.
Aplikasi baru Dinas Kominfo Sleman itu diberi nama “Temanku Unik” akronim dari Sistem Pencatatan Buku Tamu Elektronik.
Aplikasi tersebut memungkinkan pencatatan buku tamu secara elektronik.
Pasalnya, pelayanan penerimaan tamu di Dinas Kominfo Kabupaten Sleman sebelumnya menggunakan pencatatan manual, sehingga dinilai tidak efisien dan tidak terstruktur dengan baik.
Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Sleman, Yusak Hendrawan menuturkan, inovasi ini didorong karena belum adanya teknologi digital dalam pelayanan penerimaan tamu di Dinas Kominfo Sleman.
“Hal tersebut menyebabkan instansi kesulitan dalam memantau kunjungan tamu, berpotensi mengakibatkan data tidak terbaca dengan jelas, dan keamanan informasi tamu tidak terjaga dengan baik,” ujar Yusak.
Untuk itu, pihaknya mencetuskan aksi perubahan yang bertujuan meningkatkan kualitas layanan penerima tamu melalui sistem pencatatan elektronik.
Di mana, tamu hanya perlu memasukkan data secara digital via komputer atau tablet yang disediakan di pramutamu (front office).
“Sistem ini juga memudahkan proses pencarian data tamu yang sudah pernah berkunjung, sehingga menghemat waktu. Selain itu, keamanan data pribadi para tamu yang datang sebelumnya juga akan lebih terjamin kerahasiaanya,” tutur Yusak.
“Dengan adanya sistem "Temanku Unik", diharapkan proses pencatatan tamu menjadi lebih cepat, efisien, dan aman, sekaligus memberikan kontribusi signifikan terhadap peningkatan kualitas pelayanan publik di Kabupaten Sleman, khususnya di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Sleman,” imbuhnya.
Implementasi dari sistem ini pun dapat menguatkan citra Dinas Kominfo Sleman sebagai institusi yang modern berbasis teknologi.
Sebab keberadaan Temanku Unik, dapat memudah akses informasi bagi akademisi dan masyarakat umum, dan menjadi contoh positif layanan publik berbasis digital.
Dengan begitu, Temanku Unik diharapkan bisa dimanfaatkan ataupun direplikasikan oleh organisasi perangkat daerah lainnya di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman.
Editor : Bahana.