Kemajuan zaman juga sangat mempengaruhi perdagangan dan jual beli, tidak hanya sekadar mengunjungi toko untuk langsung membeli barang, kita juga dapat membeli barang secara online. Setiap data dan informasi transaksi perdagangan yang terjadi juga sudah terekam dan terdata ke dalam pencatatan baik berupa bentuk fisik di atas kertas maupun ke dalam sistem online.
Data transaksi inilah yang disebut dengan invoice yang menjadi contoh dan bukti nyata bahwa sebuah transaksi telah resmi terjadi. Setiap pembelian atau order yang dilakukan, penjual akan membuat faktur atau invoice yang terdiri dari beberapa copy yang salah satunya untuk disimpan dalam pembukuan si pedagang dan untuk sang pembeli.
Invoice atau faktur ini adalah salah satu tool dasar dari syarat perdagangan dan jual beli saat ini terlebih lagi bagi penjual dan pembeli online yang ingin menjaga rasa saling percaya satu sama lain. Catatan invoice atau faktur juga berfungsi untuk merunut apa saja barang atau jasa yang telah dikeluarkan oleh si pedagang selama periode waktu tertentu. Untuk mengetahui mengenai invoice lebih lanjut, mari simak penjelasannya di bawah ini.
Apa itu Invoice
Berdasarkan pengertian dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice atau faktur adalah sebuah alat yang memuat daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah serta harga yang harus dibayar. Di samping sebagai alat untuk memuat segala perincian pembelian, invoice juga bisa digunakan sebagai alat penagihan dari penjual kepada pembeli.
Invoice atau faktur memuat banyak informasi penjualan dan juga tenggat waktu pembayaran yang telah disepakati pada saat melakukan purchase order. Semua datang yang tercakup di dalam invoice akan dibuat menjadi tiga rangkap yang akan diberikan kepada pembeli dan dua rangkap lainnya akan disimpan sebagai lampiran penagihan dan rangkap terakhir akan berfungsi sebagai data yang akan masuk ke dalam buku faktur.
Fungsi Invoice
Meskipun secara garis besar bentuk dan isi invoice atau faktur seakan terlihat sama namun invoice bisa berfungsi dalam banyak hal juga. Berikut ini beberapa fungsi pentingnya sebuah invoice dalam perdagangan:
- Sebagai barang atau tanda bukti telah adanya pembelian produk atau jasa oleh pelanggan.
- Sumber informasi dan data pasti jumlah tagihan yang harus dibayar dan dilunasi oleh pembeli.
- Bukti referensi penjualan dan pembelian untuk barang atau jasa yang sama di kemudian hari.
- Menjadi rujukan jika ada kesalahan dalam pengiriman produk maupun kesalahan perhitungan total tagihan.
- Sebagai bukti pembayaran pajak.
- Penjual dapat menggunakan invoice sebagai rujukan atau acuan untuk menyusun pembukuan keuangan mereka.
Manfaat invoice
Adanya bukti invoice atau faktur sangat berpengaruh kepada kedua belah pihak penjual dan pembeli karena invoice mempunyai manfaat seperti:
- Menjadi bukti nyata atau fisik telah adanya kesepakatan di antara kedua belah pihak yang terlibat jual beli.
- Menunjukan bukti informasi semua jumlah nilai tagihan yang harus dibayarkan kepada pihak penjual.
- Sebuah alat pasti untuk menunjukkan jumlah total produk yang disediakan oleh pedagang.
- Sebagai bukti asli apabila terjadi kesalahan pemesanan produk yang tidak sesuai dengan kesepakatan awal atau pemesanan.
- Salah satu dokumen sah yang nantinya akan tercatat dan terekam ke dalam pencatatan laporan keuangan.
Jenis- jenis invoice
Jika dilihat dari penggunaan umumnya, ada 3 jenis invoice atau faktur yang sering digunakan dalam perdagangan atau perusahaan. Berikut ini jenis- jenis invoice dan penjelasannya :
- Invoice biasa
Jenis Invoice atau faktur ini sering kita temukan dalam transaksi jual beli sehari- hari dengan tampilan dan data yang tercantum di dalamnya yang sederhana juga ringkas. Meskipun sederhana, invoice ini memuat informasi rinci berisi produk atau jasa yang telah dibeli atau dipesan, harga persatuan dari tiap barang atau jasa tersebut dan total jumlah harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.
- Invoice konsuler
Faktur yang satu ini adalah jenis invoice yang hanya akan dikeluarkan bila terjadi transaksi perdagangan skala internasional. Invoice ini akan terlihat jika pedagang atau pengusaha melakukan aktivitas jual beli ekspor-impor. Untuk mendapatkan dan melakukan perdagangan internasional dan mengeluarkan invoice konsuler, maka faktur ini harus mendapatkan izin dan disahkan oleh negara yang menerima impor dan juga bukti dari kedutaan negara asal pengekspor barang.
- Invoice proforma
Setiap barang yang dikirimkan secara bergelombang atau bertahap juga wajib menyertakan invoice meskipun barang tersebut adalah barang jenis dan harga yang sama. Invoice proforma akan dikeluarkan oleh penjual sebagai invoice sementara sebagai bukti. Jika penjual telah berhasil mengirim semua barang tersebut, maka penjual harus mengganti invoice proforma yang telah dikeluarkan sebelumnya menjadi invoice biasa kembali.
Cara Dan Tips Membuat Invoice atau faktur yang Baik
Setelah Anda mengetahui pengertian dan pentingnya invoice pada perusahaan Anda penting lainnya adalah membuat invoice. Kemampuan membuat invoice yang baik dan benar sangat penting untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan anda.
Untuk membuat invoice tidaklah sulit dilakukan. Setidaknya dalam membuat invoice memuat komponen-komponen yang ada di dalam invoice itu sendiri. Suatu invoice atau faktur biasanya memuat komponen-komponen berikut:
- Kata “invoice” merupakan nama atau judul dari dokumen atau tagihan yang kita berikan.
- Nomor invoice unik untuk referensi penjual dan pembeli. Nomor invoice atau faktur ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya.
- Nama dan detail kontak pembeli. Nama ini sangat perlu karena dengan adanya nama instansi atau perorangan dari pembeli, invoice baru bisa diberikan kepada pembeli.
- Nama dan detail kontak penjual. Komponen penjual tentu sangat penting karena jika tidak ada penjual maka invoice juga tidak bisa digunakan.
- Tanggal produk dikirim atau tanggal layanan diberikan. Tanggal atau waktu ini dibuat untuk mengetahui barang/ produk yang dibeli oleh pelanggan dikirim atau pada saat pelanggan membeli barang kita.
- Tanggal pengiriman invoice. Tanggal ini adalah tanggal kapan invoice itu dikirimkan bisa masuk kedalam jatuh tempo invoice harus dibayar.
- Ketentuan pembayaran (terdiri dari metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima, rincian tentang keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran awal, dll.)
- Deskripsi produk / layanan. Ini yang sangat penting dari komponen invoice. Karena jika tidak ada deskripsi maka invoicenya kurang bagus dan informasi pada invoice kurang lengkap.
- Harga per unit produk (jika ada). Ini termasuk tidak wajib ada. Jika ada maka lebih bagus. Kegunaannya untuk memperjelas berapa unit produk yang dibeli dan harga satuannya berapa. Sehingga pelanggan tidak mengalami kebingungan saat melihat invoice yang kita berikan.
- Jumlah total yang dibebankan. Biaya yang harus dibayar pelanggan kepada kita. sehingga memudahkan pelanggan mengetahui total yang harus dia bayar.
Kesimpulan dan penutup
Itulah penjelasan untuk mengenal apa itu invoice, fungsi, manfaat, jenis- jenisnya dan cara membuat sebuah invoice yang baik. Setiap penjual juga berhak mengubah format serta tampilan invoice atau faktur mereka selama komponen- komponen yang diperlukan tetap berada di dalamnya sebagai syarat utama untuk mengeluarkan invoice tersebut.
Penjual dan pembeli juga harus memastikan keabsahan dan kesahan sebuah invoice yang dikeluarkan dengan mengecek kembali data yang dicantumkan di dalamnya. Pembeli juga berhak bertanya secara rinci cara kerja invoice yang dikeluarkan untuk mereka apabila sang pembeli kurang mengetahui data yang tercantum di dalam invoice.
Selalu teliti dalam pembuatan dan mengeluarkan setiap invoice karena invoice atau faktur akan juga berguna untuk memantau catatan pembukuan piutang perusahaan dan bisnis. Urutkan invoice yang Anda keluarkan berdasarkan nomor urut cetak dengan rapi untuk menghindari pendataan yang bertabrakan.
Juga dengan kemajuan saat ini, perusahaan dapat menggunakan invoice atau faktur software yang lebih ringkas dalam memantau dan mengeluarkan invoice yang lebih terstruktur serta sistematis yang bisa meminimalisir kesalahan.
Rekomendasi Aplikasi Invoice Online Indonesia Terbaik
Jurnal by Mekari merupakan program invoice online Indonesia dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal by Mekari adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.
Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal by Mekari hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.
Dengan menggunakan Jurnal by Mekari, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Jurnal by Mekari bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan program akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.
Jadi, Jurnal by Mekari menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal by Mekari telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.
Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur didalamnya seperti:
- Fitur pembelian di mana di dalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice atau faktur dengan rinci dan lengkap.
- Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
- Cash link.
- Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
- Manajemen Stok
Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun.
Jurnal by Mekari dapat di akses di laman https://www.Jurnal.id dan tersedia di platform Android. Download aplikasinya melalui PlayStore untuk mendapatkan layanan akuntan profesional secara gratis selama 14 hari. (*/ila) Editor : Administrator