Dalam konteks usaha, pembayaran invoice erat kaitannya dengan akun utang usaha atau account payable (AP) dan piutang usaha atau account receivable (AR) dalam pembukuan keuangan. Invoice tagihan keluar artinya akan dicatat sebagai AR, sementara invoice tagihan masuk maka akan dicatat dalam AP.
Untuk memahami lebih dalam soal invoice dan bagaimana cara pengelolaannya, termasuk didalamnya online invoice, mari simak ulasan berikut ini.
Invoice adalah
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invois atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan).
Sementara itu, buku “Sistem Informasi Akuntansi 1” karya La Midjan dan Azhar Susanto menjelaskan bahwa invoice atau faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti penjualan atas barang atau jasa yang menunjukkan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian. Dokumen ini menunjukkan informasi kuantitas, harga, dan jumlah tagihannya.
Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa invoice adalah dokumen yang menjadi bukti transaksi penjualan dan pembelian yang dilakukan secara kredit antara dua pihak. Kenapa kredit? Karena invoice tagihan baru bisa dikeluarkan setelah barang pesanan diterima oleh pihak pembeli. Online invoice adalah salah satu jenis bukti penjualan atas barang atau jasa resmi.
Sebagai bukti transaksi keuangan bisnis yang penting, dokumen invoice pembayaran wajib memuat informasi berikut ini:
- Nomor invoice
- Nomor order (jika ada)
- Nama dan detail alamat pemesan/ pembeli
- Nama dan detail alamat penjual
- Tanggal pembuatan/ pengiriman invoice
- Detail barang atau jasa yang dikirim (jenis, deskripsi, jumlah, harga per unit)
- Komponen biaya lain (ongkos kirim, pajak, diskon, dll)
- Total biaya yang ditagihkan
- Detail dan ketentuan pembayaran (metode, waktu jatuh tempo, dll)
Fungsi invoice dan Online Invoice
Invoice ataupun online invoice adalah salah satu bukti transaksi yang lazim digunakan untuk penagihan utang. Namun, selain itu, invoice juga memiliki sejumlah fungsi lain bagi perusahaan.
Bukti pembelian
Ketika membeli barang atau jasa dari supplier atau vendor, invoice ataupun online invoice yang diterima perusahaan merupakan bukti adanya transaksi tersebut. Informasi dalam invoice juga menjadi rujukan data mengenai detail barang atau jasa yang dibeli, mulai dari jenis, jumlah, harga per unit, hingga total harga pembelian.
Bukti penjualan
Dalam hal invoice dikeluarkan perusahaan untuk penagihan kepada klien atau konsumen, dokumen ini juga menjadi bukti penjualan yang perlu dicatat dalam pembukuan sebagai piutang usaha.
Informasi utang usaha
Invoice tagihan juga dapat digunakan sebagai rujukan tim keuangan akan utang usaha yang harus dibayar, berikut termin pembayarannya.
Rujukan pembukuan akuntansi
Dokumen invoice atau online invoice menjadi salah satu rujukan tim keuangan untuk pencatatan transaksi dalam pembukuan perusahaan. Baik itu untuk akun utang, maupun piutang usaha.
Bukti pelaporan pajak
Untuk kepentingan pembayaran pajak, invoice atau online invoice juga menjadi salah satu dokumen pendukung yang diperlukan saat pelaporan tiap tahunnya.
Rujukan jika ada kesalahan
Ketika ada kesalahan pengiriman, maka invoice atau online invoice menjadi salah satu bukti rujukan bersama dengan purchase order (PO) dan bukti tanda terima. Tim keuangan perlu mencocokkan tiga dokumen tersebut sebelum mengeksekusi pembayaran.
Proses pembayaran invoice tagihan masuk
Transaksi jual beli yang terjadi dalam bisnis jumlahnya pasti banyak setiap bulan. Seiring dengan hal tersebut, frekuensi invoice yang keluar masuk dari dan ke departemen keuangan pun pasti tinggi jumlahnya. Lalu bagaimana cara mengelola invoice tagihan bisnis agar prosesnya mudah dan tertata dengan baik?
Terutama untuk invoice tagihan masuk, produktivitas tim keuangan seringkali tersita untuk mengurus hal yang satu ini. Mereka harus berkutat dengan dokumen-dokumen invoice atau online invoice dari vendor dan supplier, mulai dari entry data, pencocokan data, review, permintaan approval, hingga pembayaran. Tak heran kalau proses ini sangat menyita waktu dan energi.
Secara umum, berikut ini proses pembayaran invoice secara manual di perusahaan:
- Vendor mengirim invoice fisik beserta dokumen pendukung lainnya (PO, tanda terima, surat jalan, dll)
- Invoice diterima tim keuangan
- Tim keuangan review dan mencocokkan data invoice
- Entry data invoice ke sistem perusahaan
- Dokumen invoice fisik disimpan di arsip perusahaan
- Tim keuangan meminta approval manajer bersangkutan
- Pembayaran diproses dengan cek atau transfer bank
Prosedur invoice pembayaran di atas berlaku untuk tiap invoice. Jadi bayangkan jika jumlah invoice yang masuk jumlahnya puluhan dalam satu waktu. Tim keuangan perlu melakukan semua langkah tadi secara berulang-ulang.
Beban kerja ini sebenarnya bisa dikurangi secara signifikan dengan mengotomatisasi sistem pembayaran invoice Anda. Sistem otomatisasi invoice atau online invoice memungkinkan Anda memproses tagihan invoice yang dikirimkan vendor dengan lebih mudah dan cepat dengan bantuan teknologi.
Berikut ini proses pembayaran invoice dengan sistem otomatis atau online invoice:
- Vendor/ supplier mengunggah dan mengirim online invoice
- Invoice diterima perusahaan untuk dikonfirmasi. Data invoice secara otomatis langsung masuk ke dalam sistem akuntansi perusahaan, karena biasanya sudah terintegrasi dengan software/ platform e-invoicing.
- Pembayaran diproses otomatis lewat sistem expense management atau sistem pembayaran digital seperti Jurnal.
- Dengan begitu Anda tak perlu input detail rekening vendor satu persatu. Cukup upload invoice ke sistem Jurnal, dan teknologi kami akan memindai detail pembayaran yang tertera di dalamnya, lalu memproses pembayaran secara otomatis ke rekening tujuan.
Manfaat otomatisasi invoice tagihan bagi bisnis
Otomatisasi proses invoice membawa banyak manfaat bagi bisnis, baik manfaat materi maupun non-materi. Berikut ini di antaranya:
- Mempercepat proses
Proses invoice tagihan masuk yang sudah diotomatisasi jelas lebih cepat daripada proses manual. Anda kini tak perlu bergantung sepenuhnya kepada tim keuangan dan akunting untuk melakukan pekerjaan ini, karena sebagian besar sudah dikerjakan oleh komputer secara otomatis.
- Menghemat biaya
Otomatisasi proses invoicing juga memangkas biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mencetak dokumen invoice fisik dan lembar approval.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan
Dengan proses otomatis, kini tim keuangan dan akunting bisa mengalihkan waktu dan tenaga mereka untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih strategis. Proses kerja menjadi lebih efisien, dan produktivitas karyawan pun meningkat. Pada akhirnya, ini akan berdampak kepada perkembangan perusahaan yang lebih cepat.
- Meningkatkan kepatuhan proses
Adanya sistem otomatisasi juga menjamin bahwa setiap personil perusahaan yang terlibat dalam proses pengelolaan invoice patuh kepada SOP yang berlaku. Sebab, sistem akan menolak pemrosesan invoice jika ada yang tidak sesuai dengan SOP perusahaan.
- Pembukuan lebih akurat
Manusia lebih berisiko melakukan kesalahan jika dibandingkan komputer. Penerapan otomatisasi invoice dapat meminimalisir kesalahan yang rawan dibuat oleh tim akuntansi dalam pencatatan transaksi keuangan perusahaan.
- Menjaga hubungan baik dengan vendor
Dengan adanya sistem e-invoicing dan pembayaran digital, maka Anda tak perlu khawatir telat membayar tagihan. Selain ada fitur reminder pembayaran, proses pembayaran pun menjadi lebih mudah karena dapat dilakukan dengan beberapa kali klik. Hubungan perusahaan dengan vendor pun tetap terjaga lantaran pembayaran selalu dilakukan tepat waktu.
Invoice adalah salah satu bukti transaksi keuangan yang penting bagi bisnis. Oleh karena itu, pengelolaannya pun harus dilakukan dengan baik. Permudah proses pengelolaan invoice tagihan Anda dengan sistem otomatisasi. Manfaatkan software e-invoicing dan juga platform pembayaran digital untuk menerapkan sistem ini. (*/ila) Editor : Administrator