SLEMAN - Dokumen dari waktu ke waktu akan terus bertambah. Sementara ruang penyimpanan terbatas. Untuk itu perlu dilakukan proses pemusnahan.
Kepala Bidang Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman Yuni Prasetyo Budi Ilmawan menjelaskan, ada tiga kegiatan dalam arsip. Mulai dari penciptaan, penggunaan, hingga pemeliharaan.
"Harus disusut karena tidak mungkin disimpan selamanya. Endingnya adalah pemusnahan. Diatur dalam jadwal retensi arsip," terangnya.
Walau demikian, dia menegaskan penyusutan harus dilakukan sesuai prosedur. Agar tidak dianggap menghilangkan barang bukti dan melanggar undang-undang.
Ada berbagai arsip yang umum dimusnahkan, seperti arsip kepegawaian dan keuangan. Ada pula arsip yang tidak boleh dimusnahkan, seperti arsip kependudukan dan pencatatan sipil.
Prosesnya sendiri bisa dilakukan dengan pembakaran. Sementara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman menggunakan metode dilebur dengan larutan kimia hingga menjadi bubur.
"Jadi tidak ada bentuknya lagi. Benar-benar musnah. Bukan dirajang karena masih ada bentuknya dan bisa disatukan lagi," tambahnya.
Dalam sekali proses pemusnahan setidaknya bisa mencapai dua truk dokumen. Prasetyo memperkirakan pada tahun ini jumlahnya akan lebih banyak. Lantaran kesadaran penyusutan arsip yang semakin meningkat. Termasuk di pemerintah kalurahan.
"Tadinya ada ketakutan juga kalau dicari pemeriksa bagaimana. Tapi kami memberikan edukasi, asal sesuai ketentuan itu aman dimusnahkan," katanya.
Dia menerangkan, pemusnahan ini sendiri bisa dilakukan oleh semua pencipta arsip. Mulai dari pemerintah, ormas, hingga perusahaan daerah. Asalkan dapat persetujuan dari pejabat berwenang. Dalam hal ini adalah bupati.
"Pada tahun ini direncanakan dilaksanakan bulan Oktober," tambahnya. (del)
Editor : Sevtia Eka Novarita