SLEMAN - Tim Pengabdian Masyarakat Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta (UPNVY) melaksanakan program penguatan tata kelola keuangan dan persediaan di Pondok Pesantren Bina Umat, Yogyakarta. Program yang dilaksanakan pada April hingga November 2026 ini menghadirkan sistem pencatatan keuangan, persediaan, dan voucher karyawan berbasis digital.
Program ini bertajuk "Penguatan Tata Kelola Keuangan dan Persediaan Pondok Pesantren Bina Umat sebagai Fondasi Kemandirian dan Keberlanjutan Lembaga". Tim diketuai Dwi Sudaryati sekaligus melibatkan Sucahyo Heriningsih serta Dewi Novianti. Ada juga tiga mahasiswa yang ikut bergabung, yakni Nadira Nuha Agristya, Nisrina Salsabillah, dan Maryam Najida.
Ketua tim pengabdian, Dwi Sudaryati menjelaskan, program ini tidak hanya berorientasi pada penyusunan laporan keuangan. Namun, bertujuan untuk membentuk sistem tata kelola yang dapat digunakan secara berkelanjutan oleh pesantren. Harapannya sistem ini bisa digunakan untuk mendukung kemandirian Pondok Pesantren Bina Umat.
"Penguatan tata kelola bukan sekadar membuat laporan keuangan. Tapi membangun sistem yang membantu pesantren mengelola sumber daya secara tertib, transparan, dan berkelanjutan," ujar Dwi dalam keterangan resmi, Jumat (31/7).
Kegiatan ini memang diselenggarakan untuk memperkuat tata kelola unit toko Pesantren
Baca Juga: Kementan Genjot Indeks Pertanaman Melalui Gerakan Tanam Serempak Oplah dan CSR
Pondok Pesantren Bina Umat yang menyediakan kebutuhan sehari-hari bagi santri dan karyawan. Unit ini berpotensi jadi salah satu penopang kemandirian ekonomi lembaga. Hanya saja pengelolaan transaksi keuangan dan persediaan pada unit toko masih dilakukan melalui administrasi sederhana.
Pencatatan penjualan, pembelian, arus kas, dan persediaan barang belum dilaksanakan secara rinci dan terintegrasi. Kondisi tersebut menyebabkan pengelola mengalami kesulitan dalam mengetahui jumlah stok, perputaran barang, nilai persediaan, hingga kinerja keuangan unit toko secara akurat. Persediaan barang yang belum terinventarisasi secara sistematis juga berisiko menimbulkan perbedaan antara catatan administrasi dan kondisi barang yang sebenarnya.
Permasalahan lain terdapat pada pengelolaan voucher belanja bagi karyawan. Pesantren telah menerapkan kebijakan pemberian voucher sebagai bagian dari program kesejahteraan internal. Namun, belum tersedia sistem pencatatan yang dapat membedakan secara jelas antara voucher yang telah diterbitkan, telah digunakan, dan belum diklaim.
Untuk menjawab permasalahan tersebut, tim pengabdian UPNVY akan mengembangkan sistem pencatatan berbasis Google Spreadsheet. Platform ini dipilih karena mudah digunakan. Lalu dapat diakses melalui komputer, laptop, tablet, maupun telepon pintar, serta tidak membutuhkan biaya operasional yang tinggi. Sistem dirancang untuk mengintegrasikan beberapa komponen administrasi utama, yaitu pencatatan transaksi penjualan dan pembelian, buku kas, kartu persediaan barang, rekapitulasi stok, laporan keuangan sederhana, serta monitoring voucher karyawan. Lewat sistem ini pengelola dapat mengetahui jumlah voucher yang telah didistribusikan, digunakan, dan masih tersisa.
"Informasi akan disajikan dalam satu alur administrasi yang lebih tertib dan dapat ditelusuri kembali apabila diperlukan," katanya.
Data transaksi harian juga dapat direkapitulasi secara otomatis sehingga menghasilkan informasi yang lebih cepat, akurat, dan mudah dipahami. Sistem dirancang agar dapat digunakan oleh pengelola yang tidak memiliki latar belakang pendidikan akuntansi.
Tim UPNVY juga akan menyusun panduan operasional dan prosedur kerja sederhana. Panduan tersebut diharapkan dapat membantu pengelola menjalankan sistem secara konsisten serta mengurangi ketergantungan terhadap pendamping dari luar pesantren.
Sementara itu, Pengelola Pondok Pesantren Bina Umat, Purbudi Wahyuni menyambut baik ide ini. Dia sebut program yang dirancang oleh Tim UPNVY ini sesuai dengan kebutuhan pesantren, khususnya dalam meningkatkan keteraturan administrasi unit toko.
“Kami menyambut baik program penguatan tata kelola keuangan dan persediaan yang dilaksanakan oleh Tim UPNVY," katanya.
Baca Juga: MPLAS Sekolah Rakyat Kulon Progo Berlangsung, Asrama Hingga Kebutuhan Logistik Dipastikan Terjamin
Menurut Purbudi, penggunaan sistem digital yang sederhana menjadi salah satu keunggulan program. Lantaran dapat disesuaikan dengan kemampuan sumber daya manusia dan sarana yang dimiliki pesantren. Sistem tersebut diharapkan tidak berhenti digunakan setelah program pengabdian selesai, tetapi dapat terus diterapkan dan dikembangkan sesuai kebutuhan operasional lembaga. Pendampingan ini dia sebut juga sangat dibutuhkan untuk membantu pengelola pesantren menata pencatatan transaksi, persediaan barang, dan penggunaan voucher karyawan secara lebih tertib dan transparan.
"Kami berharap sistem yang dikembangkan dapat digunakan secara konsisten serta memberikan manfaat bagi peningkatan pelayanan dan kemandirian Pondok Pesantren Bina Umat,” ungkapnya.
Dalam jangka panjang, sistem ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi unit toko, memperkuat pengendalian internal, dan meningkatkan kepercayaan terhadap pengelolaan sumber daya pesantren.
Unit toko yang dikelola secara lebih profesional juga berpeluang berkembang sebagai sumber pendukung kegiatan pendidikan, kesejahteraan karyawan, dan pelayanan sosial pesantren.
Melalui kolaborasi antara perguruan tinggi dan lembaga pendidikan keagamaan, program ini diharapkan dapat menghasilkan model tata kelola yang sederhana, aplikatif, dan berkelanjutan. Model tersebut juga berpotensi direplikasi oleh pesantren atau lembaga sosial keagamaan lain yang menghadapi permasalahan serupa. (del)
Editor : Bahana.