Itu terlihat dari fenomena beberapa dokumen penting yang ditemukan dalam kondisi memprihatinkan.
Menjadi bungkus makanan, misalnya.
”Yang paling penting untuk saat ini, kearsipan itu berkaitan dengan kesadaran mengenai arsip," jelas Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY Kurniawan di ruang kerjanya, Senin (22/9/2025).
Kurniawan mengingatkan, arsip bukan sekadar dokumen. Lebih dari itu, arsip merupakan bagian identitas sejarah yang perlu dijaga.
Arsip memiliki nilai sejarah dan informasi otentik yang tidak ternilai. Karena itu, upaya penyelamatan arsip sangat penting.
Menurutnya, penyelamatan arsip harus dilihat dalam dua kondisi. Pertama, situasi normal. Kedua, kondisi darurat, seperti bencana alam.
Saat erupsi Gunung Merapi, Kurniawan mencontohkan, menjadi salah satu momen pengingat bahwa arsip sangat penting untuk diselamatkan.
”Kami belajar betapa pentingnya arsip untuk bisa tetap ada dan dapat dipulihkan," tegasnya.
Terkait proses penyelamatan arsip, Kurniawan menegaskan, tidak sebatas pengumpulan. Tapi, juga ada proses pemulihan.
Tahapannya melalui proses identifikasi kerusakan, evakuasi, hingga restorasi dokumen yang rusak. Proses ini mirip dengan rehabilitasi bangunan yang terdampak bencana.
Dikatakan, DPAD juga melakukan langkah-langkah preventif untuk melindungi arsip-arsip penting. Salah satunya dengan alih media.
Kurniawan menjelaskan, arsip berbentuk kertas rentan rusak termakan waktu. Karena itu, penting untuk mengalihmediakan arsip ke dalam bentuk digital. Agar bisa lebih awet dan mudah diakses.
Kendati begitu, digitalisasi arsip bukan tanpa tantangan. Media penyimpanan seperti flashdisk atau harddisk ternyata tidak dapat bertahan lama.
Untuk itu, DPAD akan menggunakan teknologi linear tape-open (LTO). Teknologi ini dapat menyimpan arsip dengan masa simpan hingga 50 tahun.
Meski Indonesia telah mengembangkan sistem kearsipan yang lebih baik, Kurniawan menilai, literasi arsip di Indonesia masih jauh tertinggal dibandingkan dengan negara-negara di Eropa. Misalnya, Inggris dan Belanda.
Di negara-negara itu, arsip-arsip tua dijaga dengan baik melalui proses alih media yang terorganisasi.
”Dengan teknologi alih media yang lebih maju. Di sini, dokumen-dokumen penting masih sering diabaikan,” ungkapnya.
Karena itu pula, DPAD DIY menggencarkan program sosialisasi kepada masyarakat. Juga menggagas beberapa program kreatif. Seperti pameran arsip, wisata arsip, webinar, hingga podcast Arsip Menyapa.
”Kami ingin masyarakat tahu bahwa arsip punya nilai sejarah, informasi, dan juga merupakan alat bukti otentik," tegasnya.
Selain menggencarkan sosialisasi, kata Kurniawan, DPAD juga terus berbenah memberikan pelayanan. Salah satunya layanan pencarian arsip bagi masyarakat yang ingin menelusuri sejarah atau mencari data tertentu.
Toh, Arsip yang tersimpan di DPAD sangat beragam. Termasuk arsip tertua yang tercatat pada 1870. Yakni arsip Danurejo.
”Ada arsip yang berisi surat dari Raden Tumenggung Sasrakusuma kepada Raden Tumenggung Suradiningrat. Itu adalah contoh bagaimana arsip bisa menjadi sumber sejarah yang otentik," ujarnya mencontohkan.
Terpisah, Ketua Komisi D DPRD DIY RB Dwi Wahyu mengungkapkan hal senada. Menurutnya, tiap kelurahan/kalurahan di DIY memiliki kesenian dan kebudayaan.
Namun, upaya untuk mengarsipkan kekayaan masing-masing kelurahan/kalurahan itu masih minim.
Karena itu, politikus PDI Perjuangan ini mendorong pengurus kampung untuk memulai mengarsipkan kekayaan mereka. Baik arsip berupa digital maupun cetak. Agar siapa pun bisa mengaksesnya.
Dalam kesempatan itu, Dwi juga menyinggung pentingnya aksesibilitas arsip bagi masyarakat umum.
Itu bertujuan agar arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen yang tersimpan. Lebih dari itu, juga bisa dimanfaatkan untuk kepentingan edukasi, penelitian, dan pelestarian sejarah daerah.
”Dengan dukungan yang tepat, pengelolaan arsip dapat semakin optimal dan memberikan manfaat yang lebih luas,” katanya. (cin/zam)
Editor : Herpri Kartun