MAGELANG - Pengelolaan administrasi dan arsip di sekolah-sekolah Kota Magelang mulai diarahkan ke sistem digital. Pemkot pun mendorong perubahan itu melalui penerapan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi), yang kini mulai diperkenalkan kepada kepala sekolah dan tenaga administrasi.
Wali Kota Magelang Damar Prasetyono mengatakan, sekolah tidak bisa dipisahkan dari sistem administrasi pemerintahan. Setiap surat, keputusan, hingga laporan kegiatan yang dihasilkan sekolah merupakan dokumen negara yang memiliki konsekuensi hukum.
"Di sekolah itu ada surat-menyurat, keputusan kepala sekolah, dan arsip lainnya. Itu semua dokumen negara. Tidak bisa dikelola asal-asalan," kata Damar di Hotel Puri Asri, Rabu (28/1).
Dia mengingatkan, kelalaian dalam menjaga arsip bukan hanya persoalan teknis, tetapi dapat berujung pada pelanggaran hukum. Dokumen yang hilang atau rusak berpotensi menghambat proses pengambilan keputusan hingga menimbulkan masalah administratif di kemudian hari.
"Arsip itu data strategis. Menghilangkan dokumen negara jelas pelanggaran. Karena suatu saat arsip bisa dibutuhkan sebagai bukti otentik," tegasnya.
Menurut Damar, regulasi kearsipan telah mengatur secara jelas masa simpan dokumen dan keharusan menjaga keaslian arsip. Karena itu, digitalisasi melalui sistem terintegrasi dinilai menjadi solusi untuk meminimalkan risiko kehilangan dan manipulasi data.
Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Magelang Anita Diah Lestari menyebut, penerapan Srikandi di sekolah merupakan bagian dari implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Dia menjelaskan, selama ini pengelolaan arsip di sekolah belum sepenuhnya seragam. Masih ditemukan pencatatan manual, penyimpanan dokumen yang terpisah-pisah, hingga keterbatasan akses arsip saat dibutuhkan secara cepat.
"Melalui Srikandi, tata naskah dinas, klasifikasi arsip, hingga pengamanan dokumen dilakukan secara elektronik dan terintegrasi. Ini penting untuk efisiensi dan transparansi," ujar Anita.
Aplikasi Srikandi, lanjut dia, merupakan sistem resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk mengelola arsip dinamis secara digital, mulai dari penciptaan, penggunaan, hingga penyimpanan dokumen.
Penerapannya di lingkungan sekolah diharapkan mampu menyederhanakan birokrasi administrasi pendidikan.
Anita menambahkan, tantangan terbesar bukan hanya soal teknologi, tetapi perubahan kebiasaan kerja. Peralihan dari arsip konvensional ke digital membutuhkan adaptasi dan disiplin dalam pengelolaan dokumen.
"Kami ingin sekolah siap beralih. Bukan hanya bisa menggunakan aplikasinya, tetapi juga memahami prinsip kearsipan yang benar," lontarnya. (aya)
Editor : Heru Pratomo