Kita juga tahu bahwa invoice sebagai salah satu bukti transaksi mempunyai peranan vital di dalam bisnis dan akan dibutuhkan dalam pembuatan laporan keuangan. Dahulu dalam pembuatan, pengiriman dan pengelolaan invoice harus dikerjakan secara manual yang tentunya akan menyita banyak waktu dan tenaga.
Namun, seiring dengan perkembangan teknologi yang kian pesat membuat pekerjaan terkait invoice dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat menggunakan invoice generator Indonesia. Akan tetapi sebelum membahas aplikasi atau software tersebut lebih lanjut, kita akan membahas mengenai invoice itu lebih dulu.
Pengertian dan Fungsi Serta Jenis Invoice Dalam Bisnis
Berdasarkan informasi yang ada dalam KBBI atau Kamus Besar Bahasa Indonesia, Invoice disini merupakan daftar barang kiriman yang memuat keterangan nama, jumlah hingga harga yang harus dibayarkan.
Tidak hanya memuat tentang rincian informasi pembelian, perusahaan juga menggunakan invoice sebagai alat tagihannya kepada pembeli atau kliennya. Di dalam invoice juga memuat tentang tenggat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran yang disesuaikan dengan persetujuan pada purchase order.
Hal lainnya perlu kita ketahui adalah invoice dibuat dalam rangkap tiga dimana satu untuk pembeli, satu bagian untuk penjual sebagai lampiran penagihan dan satunya sebagai arsip yang dimasukkan dalam buku faktur. Dalam pembuatannya, tidak ada format baku untuk membuat invoice. Akan tetapi di dalam sebuah invoice harus memuat beberapa komponen penting seperti :
- Nama pelanggan atau perusahaan sebagai tujuan penagihan.
- Identitas penjual.
- Nomor invoice.
- Daftar pembelian barang, jumlah pemesanan, harga per unit, total atau jumlah tagihan hingga pajak yang ditanggung.
- Informasi opsional seperti diskon dan ongkos kirim.
- Sistem pembayaran apakah tunai atau transfer baik langsung pelunasan maupun kredit, bila transfer maka perusahaan harus menyertakan nomor rekening banknya.
Mungkin bagi orang awam, invoice dan kwitansi mempunyai fungsi yang sama, namun sebenarnya keduanya berbeda satu sama lain. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa invoice merupakan dokumen transaksi yang memuat perhitungan penjualan yang pembayarannya dilakukan kemudian hari.
Invoice ini akan diberikan kepada pembeli dari penjual bahkan setelah pembeli melakukan pemesanan. Sedangkan kwitansi akan diserahkan kepada pembeli dari penjual bila pembayaran telah dilakukan sebagai tanda bukti. Kwitansi juga akan diberi tanda tangan penerima uang, jadi adanya kwitansi setelah pembeli melunasi atau melakukan pembayaran.
Fungsi Penting Invoice Dalam Bisnis
Di dalam perusahaan, invoice sendiri mempunyai fungsi penting karena selain memudahkannya dalam melakukan perhitungan juga menjadi bukti seluruh transaksi dalam pembukuan. Invoice sendiri juga merupakan bagian dalam dokumen akuntansi sebuah perusahaan, untuk lebih jelas berikut fungsi penting invoice bagi perusahaan :
1. Bukti pembayaran
Pelanggan sendiri tentunya membutuhkan bukti pembayaran seperti invoice pembayaran saat membeli sebuah produk atau menggunakan jasa suatu perusahaan. Bukti pembayaran ini akan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran dari sebuah pembelian barang atau penggunaan jasa yang akan dilakukan.
Pembuatan invoice ini akan sangat dibutuhkan dalam tagihan pembayaran yang cukup besar sehingga bukti pembayaran sangat penting. Selain itu, bila sewaktu-waktu terjadi sesuatu hal pada transaksi, produk atau jasa maka invoice dapat dipakai sebagai buktinya.
2. Dokumen perusahaan
Bagi perusahaan sendiri, invoice berguna sebagai bukti dokumen atas penjualan barang atau jasanya yang akan memudahkan dalam pembukuan akuntansi perusahaan. Perusahaan profesional tentunya akan menyimpan semua bukti arsip keuangannya dengan rinci, sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan akan lebih mudah dicari. Arsip pembayaran ini juga berguna untuk memudahkan melakukan perhitungan akuntansi keuangan perusahaan.
3. Bukti laporan pajak perusahaan
Setiap perusahaan yang resmi pastilah mempunyai tanggungan pajak tiap tahunnya. Selain fungsinya sebagai pembukuan untuk semua transaksi yang dilakukan perusahaan, invoice juga digunakan sebagai bukti laporan pajak perusahaan.
4. Bukti sah bila terjadi masalah
Invoice juga bisa menjadi bukti sah pembeli kepada penjual bila terjadi masalah pada barang atau jasa yang dibelinya. Sebagai contoh bila produk yang dikirim tidak sesuai dengan yang diinginkan atau bahkan tidak sampai tujuan.
Jenis-Jenis Invoice Secara Umum
Setelah membahas tentang pengertian dan fungsi invoice secara umum, Anda juga perlu tahu jenis invoice apa saja yang ada dalam bisnis sebelum mengetahui tentang invoice generator Indonesia. Secara umum, jenis invoice yang digunakan dalam dunia bisnis adalah :
1. Invoice biasa
Dikarenakan sifatnya yang sederhana atau simpel, jenis invoice biasa ini akan sering Anda temukan dalam transaksi sehari-hari. Di dalam jenis invoice biasa ini memuat beberapa informasi pembelian seperti rincian item yang dibeli atau dipesan, jumlah/total, harga per unit hingga total tagihan yang harus dibayar.
2. Invoice konsuler
Ketika Anda melakukan transaksi antar negara atau internasional maka akan menggunakan jenis invoice konsuler. Sehingga perusahaan yang berkecimpung dalam transaksi ekspor dan impor harus menggunakan jenis invoice ini. Pada prakteknya jenis invoice ini harus mendapatkan pengesahan serta izin dari negara yang akan menerima impor serta kedutaan negara asal ekspor.
3. Invoice proforma
Invoice proforma juga sering disebut invoice sementara yang akan digunakan bila barang yang akan dibeli dikirimkan dengan cara bertahap. Nantinya apabila barang yang dibeli atau dipesan telah dikirim seluruhnya barulah penjual akan mengganti invoice proforma ini dengan invoice biasa.
Tips Agar Invoice Dibayar dengan Cepat
Agar bisnis dapat berjalan dengan lancar tentunya kita ingin invoice bisa segera dibayarkan oleh pembeli atau klien. Transaksi yang lancar tentu akan membuat arus kas berjalan lancar, karenanya dalam membuat invoice Anda bisa melakukan beberapa tips berikut agar pembeli segera melakukan pembayaran :
1. Buat invoice yang mudah dipahami
Membuat invoice yang sederhana serta mudah untuk dimengerti merupakan hal yang harus Anda lakukan, sebab tidak semua pelanggan mengerti tentang akuntansi. Cantumkan nama barang dan jumlahnya secara detail agar mereka mudah memahami jenis barang yang dibelinya. Tambahkan pula logo perusahaan Anda agar invoice terlihat lebih resmi dan profesional.
2. Kirim invoice pembayaran secepat mungkin
Setelah melakukan deal pemesanan atau pembelian dengan pelanggan sebaiknya segera buat dan kirimkan invoice tersebut kepada pelanggan. Semakin cepat invoice dikirim tentu akan semakin cepat pula pelanggan membayarkan tagihannya.
3. Berikan tenggat waktu dan bila melebihi bisa dikenakan denda
Umumnya bila pelanggan melakukan pembayaran lebih awal maka perusahaan akan memberikan intensif atau hadiah potongan. Hal ini tentu bertujuan agar pelanggan segera melakukan pembayaran, selain itu Anda juga bisa memberikan denda bila pelanggan terlambat melakukan pembayaran. Selain itu dengan adanya denda juga menandakan bila invoice tagihan tersebut bersifat penting.
4. Metode pembayaran dibuat sefleksibel mungkin
Tips terakhir agar pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan cepat adalah membuat metode pembayarannya sefleksibel mungkin. Buat beberapa metode pembayaran, sebab tidak semua pelanggan punya banyak waktu untuk pergi ke bank dan antri untuk melakukan transfer dana yang jumlahnya besar. Metode pembayaran yang fleksibel juga akan menghemat waktu pelanggan dalam melakukan pembayaran tagihan.
Manfaat Menggunakan Invoice Generator Indonesia
Dalam dunia bisnis, pembuatan invoice merupakan hal yang sudah familier, sebab invoice juga berguna sebagai surat penagihan pembelian barang kepada pembeli. Meskipun pembuatannya cukup simpel, namun bila transaksi sudah semakin banyak dan kompleks tentu juga akan membingungkan bila dikerjakan secara manual.
Karenanya kini telah banyak dikembangkan invoice generator Indonesia untuk membantu dalam pembuatan invoice. Namun tidak hanya untuk itu saja, invoice generator Indonesia juga bisa digunakan untuk pengelolaan tagihan dengan lebih baik. Ada beberapa manfaat yang didapatkan dengan menggunakan software tersebut seperti :
1. Manajemen yang lebih tertata
Dengan sistem pembuatan, pengiriman dan pelacakan invoice yang efisien tentunya membuat pengelolaan bisnis lebih baik. Anda dapat dengan mudah mengetahui invoice mana yang sudah dan belum dibayar. Selain itu, Anda akan lebih mudah dalam membuat, mengirim serta mengelola invoice kapan dan di mana saja. Inilah manfaat utama dari penggunaan invoice generator Indonesia.
2. Bisnis terkesan profesional
Tanpa invoice generator Indonesia Anda harus mencari satu persatu invoice yang sudah dan belum dibayar yang tentunya akan memakan waktu. Anda juga bisa menanyakan langsung kepada pelanggan, namun tentunya hal ini akan membuat bisnis terkesan tidak profesional.
Namun dengan invoice generator Indonesia semua hal itu bisa dilakukan dengan cepat dan efisien. Selain itu software ini juga mempunyai fitur reminder yang dapat mengirimkan email penagihan baik sebelum maupun sesudah tanggal jatuh tempo.
3. Memperoleh insight baru
Dengan invoice generator Indonesia Anda juga dapat dengan mudah mengetahui data seperti :
- Banyaknya uang yang diperoleh tahun lalu.
- Pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cepat.
- Pelanggan yang membayar secara kredit.
- Rata-rata pengeluaran selama 1 tahun.
- Dan lainnya.
Berbagai data tersebut bisa Anda dapatkan dengan mudah tanpa perlu bantuan analis maupun konsultan keuangan. Dengan begitu Anda dapat menentukan strategi bisnis yang tepat untuk mengembangkan perusahaan.
4. Lengkapnya jejak audit
Manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan invoice generator Indonesia adalah kemudahan dalam melacak jejak audit. Semua invoice perusahaan akan disimpan dengan rapi di dalam sistem dan dapat dilacak kapan serta dimana saja dalam waktu singkat.
Selain itu invoice generator Indonesia juga memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan tentang invoice. Namun semua manfaat tersebut bisa Anda dapatkan bila menggunakan invoice generator Indonesia terbaik seperti yang dikeluarkan pengembang Mekari.
Mekari merupakan pengembang software khusus bisnis terbaik, dan salah satu produknya adalah invoice generator Indonesia untuk kemudahan dalam pembuatan, pengiriman dan pengelolaan invoice. Telah banyak klien yang membuktikannya seperti Brodo, Your Bag Spa, Amartha, Ubiklan, button scarves, dan banyak lagi.
Anda juga tidak perlu meragukan keamanan data software invoice generator dari Mekari karena standar keamanannya telah bersertifikat ISO 27001 yang sangat aman. Mekari juga mempunyai tim ahli yang telah berpengalaman untuk membantu mengembangkan bisnis Anda.
Untuk informasi lengkap berbagai produk Mekari bisa Anda kunjungi di https://www.jurnal.id/ yang merupakan website resminya. Dapatkan pula video demo dan fitur trialnya untuk semakin meyakinkan Anda menggunakan software dan aplikasi dari Mekari. (*/ila)
Editor : Administrator