RADAR JOGJA – Karyawan merupakan elemen penting bagi keberlangsungan perusahaan. Gaji bulanan diberikan perusahaan kepada karyawan untuk memotivasi karyawan dan sebagai pemenuhan kewajiban bagi perusahaan sebagai pemberi kerja.

Namun perusahaan perlu juga perlu menawarkan hal lain di samping gaji utama, yaitu employee flexible benefit.

Pemberian flexible benefit di samping gaji utama diharapkan dapat meningkatkan performa dan motivasi karyawan untuk bekerja lebih optimal.

Apa yang dimaksud dengan employee flexible benefit dan bagaimana cara mengelola flexible benefit dalam perusahaan? Mekari akan membahas untuk Anda!

Apa itu Employee Flexible Benefit?

Employee flexible benefit adalah sebuah kompensasi, fasilitas, atau keuntungan di luar gaji utama yang diberikan perusahaan sesuai perjanjian atau kontrak kerja karyawan. Sifat benefit fleksibel yang ditawarkan adalah non tunai.

Di Indonesia, flexible benefit yang ditetapkan pemerintah dan wajib diberikan perusahaan sebagai pemberi kerja adalah BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.

Pemberian benefit jenis fleksibel ini dimaksudkan untuk menjaga kesejahteraan karyawan serta menjaga loyalitas karyawan agar tetap setia bekerja di perusahaan.

Pentingnya Keberadaan Employee Flexible Benefit dalam Perusahaan

Pada dasarnya karyawan dan perusahaan saling membutuhkan satu sama lain. Perlu diingat bahwa hubungan karyawan dan perusahaan harus dijaga dengan baik. Tanpa karyawan, perusahaan tidak dapat menjalankan bisnis dan mencapai tujuan.

Sementara bagi karyawan, perusahaan adalah tempat untuk mendapatkan kesejahteraan hidup. Karena itulah pentingnya perusahaan untuk memberikan benefit yang fleksibel kepada karyawan, agar karyawan dapat memberikan kinerja terbaik sehingga dapat berkontribusi bagi perkembangan perusahaan.

Menawarkan benefit yang fleksibel untuk karyawan sangat penting dalam sebuah perusahaan. Hal itu menunjukkan bahwa perusahaan memperhatikan kesejahteraan dan kondisi karyawan dengan baik. Hal ini juga berpengaruh terhadap citra perusahaan di mata masyarakat umum dan pencari kerja.

Ketika perusahaan dipandang sebagai perusahaan yang memperhatikan kesejahteraan karyawan, para kandidat terbaik akan berbondong-bondong melamar pekerjaan.

Sehingga secara tidak langsung pemberian flexible benefit kepada karyawan juga dapat mempermudah rekrutmen dan pada akhirnya perusahaan akan mendapatkan kandidat unggulan.

Jenis-jenis Flexible Benefit untuk Karyawan

BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan adalah salah satu bentuk flexible benefit yang wajib diberikan oleh perusahaan di Indonesia.

Akan tetapi, tidak ada salahnya untuk memberikan benefit lain di luar BPJS untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Apa saja jenis employee flexible benefit yang sering ditawarkan perusahaan?

  1. Makan Siang

Pemberian makan siang dari perusahaan bertujuan agar asupan gizi karyawan tetap terjaga. Sehingga karyawan tidak mudah sakit dan dapat bekerja dengan baik. Umumnya, pemberian makan siang langsung diberikan oleh perusahaan setiap jam makan siang di kantor.

  1. Medis

Medis adalah jenis benefit fleksibel yang paling umum dalam perusahaan. Ada beberapa perusahaan yang memberikan BPJS Kesehatan dan flexible benefit berupa klaim medis secara bersamaan.

Akan tetapi, ada pula perusahaan yang hanya memberikan BPJS Kesehatan. Ketentuan dan batas  klaim medis tidak selalu sama untuk semua karyawan. Biasanya ketentuan dan batas klaim disesuaikan dengan jabatan dan lama bekerja karyawan dalam perusahaan.

  1. Waktu yang Fleksibel

Waktu kerja normal dalam sebuah perusahaan adalah 8 jam per hari, di mulai dari jam 8 atau 9 pagi hingga 5 atau 6 sore.

Dengan perkembangan zaman yang kian pesat, kini karyawan dapat memilih waktu kerja yang lebih fleksibel dan tidak selalu harus berpatokan pada jam kerja 8 to 5.

Perusahaan yang memberikan flexible working hours kebanyakan berasal dari industri startup yang didominasi anak muda.

  1. Layanan Antar Jemput Karyawan

Pemberian layanan antar jemput karyawan biasa diterapkan oleh perusahaan dengan sistem kerja shift seperti perusahaan manufaktur.

Karyawan yang berhak mendapatkan layanan antar jemput adalah karyawan yang bekerja di shift tertentu, di mana keberadaan transportasi umum yang aman pada jam shift tersebut cukup jarang dijumpai.

Contohnya adalah karyawan dalam shift malam. Dengan layanan antar jemput, karyawan tetap aman selama perjalanan menuju tempat kerja.

Contoh benefit di atas hanyalah sebagian kecil dari contoh yang ada dalam perusahaan. Kemampuan dan skala perusahaan juga mempengaruhi flexible benefit yang ditawarkan kepada karyawan. Semakin besar skala perusahaan, maka benefit fleksibel yang ditawarkan juga semakin besar.

Manfaat Pemberian Flexible Benefit untuk Karyawan

Jika merujuk dari penjelasan di atas, tujuan utama dari program benefit yang fleksibel adalah meningkatkan kesejahteraan dan performa karyawan.

Adapun beberapa manfaat yang dihasilkan dalam program employee flexible benefit bagi perusahaan, antara lain:

  1. Meningkatkan Produktivitas

Karyawan yang produktif dan handal memegang kunci utama dalam keberhasilan perusahaan. Tanpa produktivitas yang tinggi, perusahaan tidak akan mampu bersaing dengan kompetitor dan mengembangkan bisnis lebih luas.

  1. Menekan Angka Employee Turnover

Keluar masuk karyawan resign dan baru merupakan hal wajar, tetapi akan membahayakan jika tidak dikendalikan.

Menerapkan program benefit secara fleksibel kepada karyawan dapat meningkatkan loyalitas karyawan sehingga jumlah karyawan yang mengajukan resign dan angka employee turnover dapat ditekan. Dengan begitu, perusahaan juga dapat menghemat biaya rekrutmen.

  1. Menaikkan Tingkat Retensi

Penawaran berbagai jenis benefit yang fleksibel membuat karyawan nyaman dan loyal untuk bertahan dalam sebuah perusahaan. Penurunan retensi karyawan secara otomatis akan menaikkan tingkat retensi.

Karena tingkat retensi meningkat, HRD dapat fokus menyusun strategi lain daripada pusing memikirkan posisi yang kosong ditinggalkan oleh karyawan resign.

  1. Menjaga Reputasi Perusahaan

Perusahaan yang memberikan flexible benefit dinilai sebagai perusahaan yang baik dan mampu mengelola karyawan dengan baik. Penilaian semacam ini dapat menjaga reputasi perusahaan.

Dengan reputasi yang baik, perusahaan dapat menarik investor untuk berinvestasi, menjaga loyalitas konsumen, sampai meningkatkan posisi perusahaan dalam persaingan rekrutmen.

  1. Menarik Kandidat Unggulan

Persaingan dalam rekrutmen sangat ketat membuat banyak perusahaan menawarkan berbagai penawaran kepada kandidat untuk mendapatkan individu terbaik yang paling cocok dengan perusahaan.

Memberikan benefit yang fleksibel juga dapat menarik kandidat unggulan di bursa tenaga kerja. Jadi, perusahaan punya kesempatan lebih besar untuk mendapatkan karyawan terbaik sesuai kebutuhan di antara semua kandidat yang ada.

Manfaat Pemberian Flexible Benefit untuk HRD

  1. Proses Administrasi Jadi Jauh Lebih Mudah

Pelaksanaan konsep flexible benefit bisa dilakukan dengan lebih mudah. Proses administrasi yang lebih simple dan tidak ribet seperti memberikan benefit yang fleksibel secara online, tentunya tanpa tambahan biaya besar.

  1. Lebih Efisien

HR bisa mengatur limit budget benefit sesuai profil karyawan dan kebijakan perusahaan langsung dari dashboard khusus yang terintegrasi dengan HRIS.

Memudahkan HR melakukan proses enrollment benefit, pembuatan laporan dan rekapan, serta melakukan monitoring penggunaan benefit karyawan dimana semua data bisa diakses secara real time dalam satu dashboard.

  1. Pembuatan laporan yang mudah

Pembuatan laporan dan rekap penggunaan saldo karyawan akan dilakukan secara otomatis. Sehingga HR tidak perlu melakukan perhitungan manual demi menghindari human error. Selain itu proses monitoring penggunaan saldo karyawan juga bisa dipantau secara realtime dengan sangat mudah.

Sulitnya Menerapkan Flexible Benefit di Perusahaan

Di satu sisi, konsep benefit yang satu ini memang memberikan dampak positif bagi kedua belah pihak. Akan tetapi, biasanya hanya perusahaan besar (enterprise) saja yang menggunakannya.

Karena tentu konsep benefit yang dilakukan secara manual ini akan membutuhkan pengelolaan yang lebih rumit daripada biasanya.

Seorang HR (Human Resources) atau perusahaan harus menyediakan paket-paket yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing karyawan.

Variasi benefit yang harus disediakan mengharuskan kita menjalin kerjasama dengan partner/vendor yang membutuhkan proses administrasi rumit dan biaya yang tidak sedikit.

Selain itu, dibutuhkan pengaturan alokasi budget, rekap penggunaan benefit, serta pengajuan reimbursement dari karyawan atas benefit yang digunakan dimana jika dilakukan secara manual akan sangat berisiko. Mulai dari memakan waktu yang lama hingga rentan human error.

Hal inilah yang seringkali menjadi tantangan bagi pemimpin perusahaan untuk menjalankan konsep flexible benefit bagi para karyawannya.

Jika pembagian benefit dilakukan secara manual, akan memakan waktu dan risiko human error dalam pelaksanaannya.

Sehingga banyak perusahaan besar pada akhirnya bekerja sama dengan third party untuk mengelola pembagian benefit yang tentunya dengan tambahan biaya yang cukup besar. Hal yang tidak bisa dilakukan perusahaan kecil hingga menengah

Selain itu pelaksanaan benefit yang bersifat fleksibel ini juga mengharuskan adanya rekap terhadap penggunaan serta sisa saldo yang tidak teralokasikan.

Kelola Flexible benefit untuk Karyawan dengan Software HRD Mekari

Pemberian employee flexible benefit tidak bisa sembarangan. Perusahaan perlu memperhatikan beberapa aspek seperti kemampuan finansial, analisis jabatan yang ada dalam perusahaan, dan kinerja karyawan itu sendiri.

Sebab, keberadaan program ini sepantasnya menjadi program untuk mempertahankan karyawan dengan biaya yang masuk akal dan sesuai kemampuan perusahaan. Sehingga program flexible benefit tidak membebankan atau justru merugikan perusahaan.

HRD pun perlu menyusun strategi pemberian benefit yang bersifat fleksibel dengan detail dan matang.

Untuk mempermudah penyusunan, HRD dapat mempercayakan Software HRD dari Mekari yang telah berpengalaman membantu pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).

Mekari menawarkan berbagai solusi kepada perusahaan dalam memanajemen karyawan lebih efektif. Sehingga bisnis dapat berkembang lebih cepat dan efisien.

Lakukan penilaian kinerja karyawan untuk menentukan apakah karyawan berhak mendapatkan flexible benefit atau tidak dengan performance review dengan parameter yang telah ditentukan.

Hasil dari penilaian disimpan aman dan rahasia sehingga tidak perlu khawatir adanya risiko kebocoran dan manipulasi dari pihak tak bertanggung jawab.

Mekari Flex merupakan platform digital yang bisa menjadi solusi dari sulitnya pelaksanaan konsep flexible benefit bagi perusahaan.

Ia mampu memberikan kemudahan dalam proses pemberian benefit kepada para karyawan tanpa harus melalui proses administrasi panjang.

Sehingga akan memberikan dampak positif bukan hanya bagi perusahaan, namun juga para karyawan itu sendiri.

Dengan mudahnya flexible benefit melalui Mekari Flex, karyawan bisa dengan bebas mengelola benefit yang diinginkan dengan budget yang sudah dialokasikan perusahaan.

Hal tersebut tentu bisa memberikan kebahagiaan serta kepuasan kepada para karyawan yang berimbas positif pada kinerja serta produktivitasnya.

Sistem pengelolaan flexible benefit karyawan dari Mekari dapat terintegrasi dalam dengan payroll system. Sehingga karyawan dapat mendapatkan pencairan dana dari klaim medis bersamaan dengan gaji bulanan atau terpisah tergantung sistem yang diberikan perusahaan.

Semua berjalan secara sistematis dan terpusat. Tunggu apalagi, gunakan Mekari sekarang untuk melakukan demo sistem employee flexible benefit di perusahaan Anda. (*/ila)

Ekonomi