RADAR JOGJA- Dari pada menggunakan mesin absensi elektronik dengan kartu, aplikasi absensi karyawan online dinilai jauh lebih efisien. Simak alasannya berikut ini.

Aplikasi absensi karyawan online mulai banyak dipakai untuk menggantikan mesin absensi manual. Efisiensi menjadi alasan utamanya, walaupun yang sebelumnya sudah berbasis elektronik.

Sistem absensi manual dengan kartu memang lebih mudah penggunaannya. Namun karena harus beradaptasi, terutama di masa pandemi, kepopuleran absensi online pun makin melejit.

Jadi, mari bandingkan kelebihan dari masing-masing metode absensi untuk karyawan tersebut.

Perbandingan Aplikasi Absensi Karyawan Online dan Manual

Bagi perusahaan, apapun pilihannya nanti, paling tidak Anda harus mengetahui kelebihan teknologinya masing-masing. Berikut lima hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memilih metode absensi karyawan di kantor.

1. Kekayaan Fitur

Meski berbasis elektronik, tetapi absensi manual dengan kartu sangat terbentur fitur. Mesin ini cuma bisa mencatat data kehadiran karyawan saja. Pengumpulan datanya sama sekali belum terintegrasi dengan jaringan internet.

Sementara aplikasi absensi karyawan online lebih kaya fitur. Apalagi dengan hadirnya aplikasi absensi mobile. Kelebihan ini membuat data kehadiran karyawan lebih mudah dipantau kapanpun dan di manapun.

2. Tingkat Keamanan

Absensi elektronik manual juga tidak unggul dari sisi keamanan. Di luar metode dengan sidik jari, data kehadiran absensi manual relatif mudah dipalsukan.

Di satu sisi sebenarnya risiko serupa juga sangat mungkin terjadi pada absensi online. Namun paling tidak akses aplikasinya dapat dibatasi secara khusus hanya untuk pengguna berkepentingan.

3. Keakuratan Data

Sulit bagi HRD untuk memantau data kehadiran karyawan secara real-time jika itu masih menggunakan metode kartu. Keakuratannya pun mungkin masih dapat dimanipulasi. Dalam hal ini, lagi-lagi aplikasi online jauh berada di depan.

Rekaman data kehadiran karyawan terpampang langsung di satu dasbor aplikasi dengan akurasi 100%. Mudah sekali melihat siapa yang sering terlambat masuk kantor atau karyawan paling rajin.

Tingkat keakuratan data sangat penting. Pada aplikasi absensi online, semua proses dapat berjalan otomatis.

4. Kemudahan Integrasi

Kembali ke sebelumnya awal di mana integrasi adalah masalah utama pada metode absensi elektronik manual. Berhubung tingkat kehadiran sering menjadi pertimbangan gaji, maka Anda sangat memerlukan integrasi.

Data dari mesin manual masih perlu diolah lagi sebelum masuk ke payroll. Hal itu yang tidak perlu lagi Anda lakukan apabila menggunakan aplikasi absensi online.

Data masuk secara otomatis, tersimpan secara online lalu terjadilah otomatisasi. Untuk integrasinya,aplikasi absensi online dapat terhubung langsung dengan sistem payroll.

5. Biaya Operasional

Untuk poin kelima, masing-masing sistem absensi punya kelebihan.

Pada absensi elektronik manual, perusahaan hanya perlu membeli alatnya sekali. Biaya tambahan mungkin diperlukan ketika kartu absensi habis atau mesinnya butuh perawatan.

Sementara pada sistem online tidak ada biaya perawatan sistem sama sekali. Tentu dari sisi ini Anda bisa lebih berhemat, apalagi kalau hanya untuk bisnis berskala kecil.

Akan tetapi layanan online berbasis cloud menetapkan biaya berlangganan bulanan. Ada harga sepadan yang harus dibayar untuk mendapatkan fitur-fitur tertentu.

Jadi Harus Pilih Sistem Absensi Apa?

Aplikasi absensi online menyajikan data dan mengolahnya secara real-time melalui cloud server. Dengan begitu perusahaan bisa lebih mudah memeriksa absensi terbaru kapanpun.

Daripada menggunakan mesin absensi manual, secara efisiensi jelas aplikasi absensi karyawan online jauh lebih unggul. Apalagi jika mungkin perusahaan Anda masih sering menerapkan sistem work from home. (*/sky)

Ekonomi