Dinas Perpustakaan dan Arsip Gunungkidul memperketat pengelolaan arsip setelah adanya penggabungan sejumlah perangkat daerah. Melalui pembentukan Tim Penyelamatan Arsip Tindak Lanjut Penggabungan Perangkat Daerah, Dispussip memastikan dokumen vital dan arsip bernilai kesejarahan tetap terjaga, terutama di tengah perubahan struktur organisasi yang berpotensi menimbulkan risiko kehilangan atau kerusakan data.
Ketua Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispussip) Gunungkidul Adriana menjelaskan, proses identifikasi hingga penyelamatan arsip yang nantinya diserahkan kepada Lembaga Kearsipan khusus arsip statis, sudah mulai berjalan.
Sejumlah OPD yang digabung, seperti Dinas Pariwisata serta Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan (DPKH), masih dalam tahap pengolahan arsip.
Baca Juga: Mengenal Upacara Ruwatan, Ritual Sakral Penolak Bala Dalam Budaya Jawa
“Setiap OPD yang digabung kami instruksikan segera menyusun dan menyerahkan daftar arsip statis. Jenis arsip yang diserahkan meliputi dokumen seperti SPJ dan dokumen pertanggungjawaban lain,” ujarnya kepada wartawan pada Kamis, (11/12/2025).
Pihaknya memberikan tenggat penyerahan daftar arsip mulai 20 hingga 31 Desember. Langkah ini, kata Adriana, menjadi bagian dari komitmen untuk menjaga memori kolektif daerah dan memastikan kesinambungan administrasi publik sesuai amanat regulasi kearsipan.
“Arsip adalah rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan. Karena itu keselamatannya wajib dijamin, terutama di masa transisi organisasi,” tegasnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Gunungkidul Kisworo menambahkan, keberadaan tim penyelamatan arsip ini sangat krusial dalam memastikan tertib administrasi sebelum penggabungan OPD. Tim dibentuk berdasarkan Keputusan Bupati Gunungkidul Nomor 121/KPTS/TIM/2025 dan bertanggung jawab langsung kepada Bupati.
Adapun tugasnya meliputi pendataan dan identifikasi arsip, penataan dan pendaftaran, verifikasi/penilaian arsip, hingga penyerahan arsip statis dan pemusnahan arsip yang sudah dinilai tidak memiliki nilai guna.
“Tim dipimpin oleh Kepala Bidang Kearsipan sebagai ketua, Kepala DPK sebagai penanggung jawab, dan Sekda sebagai pengarah. Struktur ini memastikan proses berjalan terkoordinasi dan sesuai ketentuan,” jelas Kisworo.
Dengan langkah terukur ini, ia berharap penggabungan OPD tidak menyisakan persoalan administrasi. Menurutnya, selama proses tersebut berjalan, seluruh arsip dapat terdokumentasi dengan baik sebagai bagian dari akuntabilitas pemerintahan. (bas)
Editor : Heru Pratomo