Layanan mencakup kebutuhan pengelolaan, pelestarian, hingga pemanfaatan arsip untuk penelitian maupun kepentingan publik.
Khusus kearsipan ada enam jenis layanan. Pertama, layanan informasi. Kedua konsultasi, ketiga, penggandaan dan keempat restorasi.
“Kelima, kami juga punya layanan scanning dan keenam, diorama arsip,” ujar Kepala DPAD DIY Kurniawan saat ditemui di ruang kerjanya, Senin (27/10/2025).
Layanan informasi arsip, lanjut Wawan, sapaan akrabnya, masyarakat dapat mencari data arsip melalui daftar arsip secara manual di DPAD DIY dan lewat laman daring arsip.jogjaprov.go.id dan jikn.andri.go.id.
“Kalau ingin membaca atau melakukan penggandaan keseluruhan arsip, pengguna tetap harus datang langsung ke sini,” terangnya.
Konsultasi arsip terbuka bagi masyarakat yang ingin berkonsultasi soal pengelolaan arsip dan penelitian. Biasanya mahasiswa dan peneliti memanfaatkan layanan ini.
“Mereka bisa membaca arsip di tempat secara gratis,” ujar mantan kepala Bidang Perencanaan Bappeda DIY ini.
Setelah membaca arsip, pengunjung yang membutuhkan salinannya dapat memanfaatkan layanan penggandaan arsip.
DPAD DIY menyediakan layanan penggadaan arsip tekstual, foto, kartografi, hingga audio visual dengan tarif berbeda. Tergantung ukuran kertas, kategori pengguna, dan durasi arsip audio visual.
Arsip tekstual tarifnya antara Rp 500 hingga Rp 12 ribu. Arsip kartografi Rp 500 sampai Rp 22 ribu, arsip foto Rp 20 ribu hingga Rp 160 ribu. Sedangkan arsip film atau audio visual mulai Rp 300 ribu sampai Rp 3,5 juta.
Ada juga layanan penggandaan arsip secara daring. Tarif layanan kearsipan mengacu Perda DIY No. 11 Tahun 2023 tentang Retribusi Daerah. Tarif dibedakan dari kategori pengguna. Mahasiswa, kedinasan, umum, asing, bisnis, dan iklan.
Ke depan, sistem tarif bakal disederhanakan. Hanya ada dua kategori. Yakni mahasiswa dan umum.
Layanan berikutnya restorasi arsip atau perbaikan arsip yang rusak. Layanan ini tersedia bagi instansi dan masyarakat. Untuk instansi, tarif disesuaikan tingkat kerusakan dan ukuran arsip.
Arsip tekstual ukuran A4 dengan kerusakan ringan dikenakan Rp 35 ribu. Kerusakan berat Rp 37 ribu. Ukuran A3 dengan kerusakan ringan Rp 58 ribu dan berat Rp 61 ribu. Arsip kartografi antara Rp 130 ribu hingga Rp 951 ribu.
Wawan menambahkan, instansinya juga memberikan layanan restorasi gratis bagi arsip pribadi masyarakat. Misalnya, ada ijazah atau sertifikat yang rusak, sobek, atau kena rayap. “ Bisa di bawa ke sini. Kami bantu perbaiki maksimal 10 arsip per orang,” jelasnya.
Perbaikan tidak mengembalikan informasi yang hilang. Tapi memperlambat proses kerusakan agar arsip tetap awet. Layanan scanning arsip, tersedia jasa alih media arsip dari bentuk fisik ke digital. Tarifnya Rp 20 ribu hingga Rp 70 ribu.
DPAD DIY juga punya Diorama Arsip Jogja. Menyajikan perjalanan sejarah Yogyakarta dalam bentuk visual interaktif. Pengunjung diajak berkeliling ke 18 ruangan.
Menceritakan sejarah dari masa Mataram Islam hingga Yogyakarta Masa Kini. Mulai dari masa Sultan Hamengku Buwono I, Perjanjian Giyanti, perjuangan kemerdekaan, hingga era Keistimewaan DIY. Layanan setiap Selasa hingga Minggu. Ada 10 sesi kunjungan setiap harinya.
Menurut Wawan, layanan kearsipan memiliki manfaat besar bagi masyarakat. Seringkali dibutuhkan untuk pembuktian otentik atas suatu peristiwa atau masalah. Biasanya masyarakat datang setelah menemui masalah.
Layanan restorasi dan konsultasi arsip juga membantu masyarakat melestarikan dokumen pribadi yang rusak karena usia. “Banyak yang baru sadar setelah arsipnya rusak. Padahal itu bisa jadi karya bersejarah,” katanya.
Terpisah, Ketua Komisi D DPRD DIY Rb. Dwi Wahyu Budiantoro menilai layanan kearsipan tak sebatas penyimpanan dokumen. Tapi juga menerima perbaikan arsip pribadi dan karya berbasis arsip dari masyarakat.
Komisi D bersama DPAD DIY tengah mendorong penguatan kapasitas kelembagaan masyarakat dalam mengelola arsip digital. Salah satunya melalui program hibah laptop yang dimulai TA 2026 mendatang.
Program ini dirancang membantu lembaga masyarakat seperti kalurahan/kelurahan PKK, atau tokoh masyarakat dalam menyimpan arsip dan laporan secara digital. Penyimpanan arsip digital lebih aman. “Setidaknya lebih terjaga dan tertata,” katanya.
Arsip sejatinya memiliki fungsi sebagai sarana menceritakan kembali berbagai peristiwa masa lalu. Dari arsip dapat diketahui apa yang terjadi, siapa yang terlibat dan bagaimana peristiwa tersebut berlangsung. “Karena itu, arsip harus dijaga, baik oleh lembaga maupun masyarakat,” ajaknya. (cin/kus)
Editor : Herpri Kartun