PURWOREJO - Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Purworejo akan memusnahkan arsip yang tersimpan. Yakni, sebagai upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan pihak yang tidak bertanggung jawab.
Untuk pelaksanaan pemusnahan, sebelumnya Disdukcapil Purworejo melakukan rapat koordinasi penilaian arsip pada Kamis (28/11). "Rakor tersebut menjadi bagian dari tahap pemusnahan arsip," ujar Kepala Disdukcapil Purworejo Suryadi, Kamis (28/11).
Rakor tersebut diikuti oleh panitia penilai arsip dari internal Disdukcapil Purworejo. Serta, tim dari luar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dinpusip) Purworejo, Inspektorat Kabupaten Purworejo, dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah (Setda) Purworejo.
Baca Juga: Tak Ada Temuan Dugaan Pelanggaran Tindak Pidana Pemilihan Saat Masa Tenang di Purworejo
"Pemusnahan arsip dilakukan untuk mengurangi volume arsip di instansi pencipta sehingga terwujud efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan," jelasnya. Selain itu, sebagai upaya untuk menjaga keamanan informasi dalam arsip agar tidak disalahgunakan.
Mengingat, dokumen yang ada di disdukcapil merupakan dokumen yang sangat penting. Pun, mengandung dokumen pribadi milik masyarakat. Untuk itu, arsip di disdukcapil bisa dimusnahkan jika sudah tidak memiliki nilai guna, habis masa retensinya, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Dia mengungkapkan, dalam rakor tersebut dilakukan pencermatan jadwal retensi arsip dan nasib akhir arsip disertai verifikasi fisik arsip. "Hasil dari penilaian dan verifikasi fisik dituangkan dalam surat pertimbangan panitia penilai arsip Disdukcapil Purworejo tahun 2024 sebagai dasar permohonan persetujuan bupati," lanjut dia.
Adapun, prosedur pemusnahan arsip secara rinci berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) Nomor 25/ 2012 terdiri dari pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip, pembuatan daftar usul musnah, penilaian oleh tim penilai. Kemudian, permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan serta diakhiri dengan pelaksanaan pemusnahan. (han)
Editor : Heru Pratomo